La convocazione dell’assemblea condominiale è il passaggio che permette a proprietari e aventi diritto di partecipare alle decisioni sulla gestione dell’edificio: dal rendiconto ai lavori, dalla nomina dell’amministratore ai servizi comuni. Sapere chi può convocare la riunione, con quanto preavviso e quali informazioni deve contenere l’avviso aiuta a prepararsi e a ridurre contestazioni. Ecco i punti da controllare, sia nei condomìni di Roma sia in quelli di Pineto e della provincia di Teramo.
Chi può convocare l’assemblea condominiale?
L’assemblea ordinaria viene convocata annualmente dall’amministratore per le deliberazioni previste dalla legge. L’amministratore può convocare anche un’assemblea straordinaria quando lo ritiene necessario.
La richiesta può arrivare anche dai condòmini: almeno due proprietari che rappresentino un sesto del valore dell’edificio possono chiedere all’amministratore di convocare l’assemblea straordinaria. Se trascorrono dieci giorni senza che la richiesta venga accolta, i richiedenti possono provvedere direttamente alla convocazione. In mancanza dell’amministratore, l’assemblea può essere convocata su iniziativa di ciascun condomino. La regola è contenuta nell’articolo 66 delle disposizioni di attuazione del Codice civile.
Avviso di convocazione: preavviso e informazioni
L’avviso deve arrivare agli aventi diritto almeno cinque giorni prima della data fissata per la riunione in prima convocazione. La legge indica le modalità di comunicazione: raccomandata, PEC, fax oppure consegna a mano. Per questo, oltre alla data di spedizione, è importante conservare una prova che permetta di verificare quando l’avviso è stato ricevuto.
La comunicazione deve indicare in modo specifico l’ordine del giorno, oltre al luogo e all’ora della riunione. Se l’assemblea si svolge in videoconferenza, l’avviso deve riportare anche la piattaforma e l’orario. Tutti coloro che hanno diritto a partecipare devono essere messi nelle condizioni di conoscere la riunione e gli argomenti che saranno trattati.
Perché l’ordine del giorno deve essere chiaro
L’ordine del giorno consente ai partecipanti di capire quali decisioni saranno sottoposte al voto e di procurarsi in anticipo i documenti utili. Un avviso che indica con chiarezza, per esempio, l’approvazione del rendiconto, un preventivo di lavori o la nomina dell’amministratore è più facile da preparare e da seguire.
Se l’argomento è rilevante, è utile che l’avviso sia accompagnato dai preventivi o dalla documentazione già disponibile. In questo modo i condòmini possono esaminare le proposte prima della riunione e formulare domande puntuali. Se un tema non è indicato o è descritto in modo troppo generico, è opportuno chiedere chiarimenti all’amministratore prima che venga messo ai voti: la corretta convocazione è una garanzia di partecipazione effettiva.
Prima e seconda convocazione: attenzione ai quorum
L’avviso può indicare la data della seconda convocazione, che non può svolgersi nello stesso giorno solare della prima. L’articolo 1136 del Codice civile prevede quorum diversi per la costituzione dell’assemblea e per l’approvazione delle deliberazioni; le maggioranze richieste possono cambiare anche in base all’argomento trattato.
Perciò non esiste una maggioranza valida per ogni decisione. Prima del voto è importante verificare che siano presenti, di persona o per delega, un numero di partecipanti e una rappresentanza millesimale sufficienti per quello specifico punto. Le decisioni su lavori, nomina dell’amministratore e altri temi previsti dalla legge possono richiedere maggioranze particolari. Il verbale dovrebbe rendere leggibili i voti e il risultato raggiunto.
Il verbale dell’assemblea: cosa controllare
Di ogni riunione deve essere redatto un processo verbale, da trascrivere nel registro tenuto dall’amministratore. Il verbale documenta lo svolgimento dell’assemblea e le decisioni assunte: per essere comprensibile, deve permettere di ricostruire i punti trattati, l’esito delle votazioni e gli eventuali incarichi affidati.
Al termine della riunione, controlla che siano riportati correttamente i dati essenziali: partecipanti e deleghe, argomenti discussi, decisioni e risultato dei voti. Se desideri che una dichiarazione o un dissenso venga messo a verbale, chiedi che sia riportato in modo chiaro prima della chiusura della riunione. Se ricevi il verbale successivamente, confrontalo con gli appunti e con quanto effettivamente deliberato.
Una checklist prima e dopo la riunione
Per seguire l’assemblea con maggiore consapevolezza, verifica questi elementi:
- l’avviso è stato ricevuto almeno cinque giorni prima della prima convocazione;
- sono indicati data, ora e luogo oppure, in videoconferenza, piattaforma e orario;
- l’ordine del giorno descrive gli argomenti da discutere;
- preventivi e documenti utili sono disponibili prima della riunione;
- il verbale riporta con chiarezza le decisioni e gli esiti delle votazioni.
Se ritieni che l’avviso sia mancato, sia arrivato tardi o non indichi correttamente gli argomenti, chiedi subito copia della documentazione e un chiarimento all’amministratore. La legge prevede rimedi e termini specifici, che dipendono dalla situazione concreta: è prudente non rimandare la verifica e rivolgersi tempestivamente a un professionista quando la questione è controversa.
Una convocazione chiara aiuta tutto il condominio
Una buona assemblea comincia prima dell’incontro: con un avviso comprensibile, documenti accessibili e tempi rispettati. Anche il verbale, se redatto con precisione, aiuta a ricordare gli impegni assunti e a seguire la loro attuazione, evitando equivoci tra amministratore e condòmini.
Lo Studio Pergoli si occupa di amministrazione condominiale a Roma e nell’area di Pineto, Roseto degli Abruzzi, Atri e Silvi Marina.
Articolo a cura del Dott. Corrado Pergoli – Amministratore di condominio a Roma e Pineto.
Riferimenti normativi: art. 66 disp. att. c.c.; artt. 1130 e 1136 c.c.
0 commenti